¿Sabías que la impresión de un correo electrónico tiene valor probatorio?
En la actualidad el uso de las Tics, juega un papel importante en el desarrollo de la información; puesto que permite no solo la reproducción exacta de documentos con el pasar del tiempo sino también su preservación a largo plazo de modo que los valores testimoniales y probatorios que los documentos adquieren permanecen y pueden ser utilizados como evidencia relevante en los procesos judiciales.
El Código de Procedimiento Civil, establece en el artículo 251: “que los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares son considerados «documentos» y como tal adquieren los valores testimoniales que establece la Ley. Es decir que la noción de documento que resulta plasmada en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil acobija también a los llamados documentos electrónicos.
No obstante se entiende por documento electrónico, los contenidos en soportes electrónicos o máquinas informáticas; cuya información puede ser física y puede estar representada en forma codificada con algunas declaraciones o representaciones susceptibles de registro, proceso y transmisión.
En ese sentido; la prueba literal, o prueba por escrito, resulta de una secuencia de letras, caracteres, cifras u otro signo o símbolo dotado de significado inteligible, cualquiera sea su soporte y sus modalidades de transmisión; por tal motivo “ El escrito en forma electrónica está admitido como prueba con igual fuerza que el escrito en soporte papel, bajo reserva de que pueda ser debidamente identificada la persona que emana siendo esta generada y conservada en condiciones que permitan garantizar su integridad». Ley 2000-230 de 13 de marzo de 2000, reformatoria del Código Civil Francés; artículo 1316-1
En Colombia existen muchas normas que hablan de la importancia de los documentos y sus valores primarios y secundarios. Es por ello, que en el proceso de conservación debemos implementar los mecanismos necesarios para garantizar su autenticidad y sus atributos con el paso del tiempo.
Para alcanzar esto las empresas deben implementar un Sistema integrado de conservación que contenga el conjunto de estrategias y procesos de conservación necesarias a fin de asegurar el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
