La historia laboral comprende los documentos que se producen sobre la vinculación y trayectoria de los empleados en una empresa. Es una serie documental que comúnmente se suscribe a la oficina de Gestión Humana y es considerada importante porque aporta información relevante para la toma de decisión sobre el futuro pensional de los trabajadores.
El AGN, dada la importancia legal y el carácter administrativo de los documentos que conforman el Expediente Laboral, establece la verificación y organización de los mismos a través de las disposiciones descritas en la Ley 594 de 2000 y la Circular Externa 004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO 11. Ley 594 de 2000. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
Sin embargo; a pesar de su importancia, las empresas y/o empleados eventualmente, se preguntan ¿Qué hacer con toda esta documentación cuando termina la relación laboral entre el empleado y la empresa?
La ley 962 de 2005 artículo 28. Establece que la “Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta y este término también aplica para las personas, no comerciantes, que se encuentren obligadas a conservar esta documentación. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.”
Ahora bien, para las empresas del sector público y las privadas que cumplen función pública, se sugiere conservar esta documentación por un período aproximado de 80 años; toda vez, al rededor de ella podrán suscitarse todo tipo de requerimientos los cuales tendrán que ser atendidos de forma oportuna.
Es de aclarar que a la fecha no existe una norma que establezca este plazo como tiempo obligatorio en el cual deban moverse las empresas en términos de conservación de historias laborales. Sin embargo, existen casos en los que el AGN ha aprobado tablas de retención documental donde específicamente, se propone la conservación de las historias laborales por periodos de 80 años.
No obstante, la empresa privada aunque normativamente, no está obligada a elaborar y aplicar Tablas de Retención Documental para la conservación de estos documentos también debe considerar estas recomendaciones, puesto que el Gobierno Colombiano mediante decreto 036 de 2008, artículo 1, literal b, faculta a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social. UGPP para solicitar información laboral de sus empleados y exempleados en cualquier momento.
Cito: “la UGPP, podrá solicitar a aportantes, afiliados o beneficiarios del Sistema de la Protección Social la presentación de los documentos relacionados con el cumplimiento de sus obligaciones en materia de contribuciones parafiscales de la protección social que considere necesarios.
En ese sentido, se puede inferir que lo razonable tanto para empresas públicas como privadas es garantizar la conservación del expediente laboral en una línea de tiempo entre 10 y 80 años dependiendo de la empresa y el impacto social que el expediente laboral pudiera representar para la ciencia, la cultura, la investigación y la historia. Cumplido el tiempo de retención en archivos de gestión, central e histórico.
Artículo producido por: GAD SERVICE Colombia
Fuente: Ley 594 de 2000 «Ley General de Archivos», Ley 962 de 2005 artículo 28, Ley 1712 de 2014 «Ley de Transparencia «, Decreto 036 de 2008, artículo 1, literal b y Circular Externa 004 de 2003 “Organización de Historias Laborales”