Mediante Circular Externa 004 de junio 06 de 2003. El Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación establecen los lineamientos para la organización de las historias laborales en Colombia.
Tal y como se menciona en el artículo «Importancia del Expediente Laboral» reiteramos que la historia laboral es el registro o la prueba física de que existe o existió un vinculo laboral entre una persona y una entidad puesto que en ella reposan todos los documentos producidos en relación a este vinculo desde el momento en que el empleado inicia su proceso de selección hasta el instante en que se retira de la empresa.
Esta serie documental hace parte de las llamadas series complejas puesto que la conforman diversos tipos documentales como:
- La hoja de vida
- Las cartas de recomendación
- Los certificados de estudio
- Los documentos de identificación personal y demás licencias
- Exámenes de ingreso
- Contratos laborales
- Adendas u otrosí al contrato
- Nombramientos
- Certificados de antecedentes fiscales, judiciales y disciplinarios para el caso de las entidades gubernamentales y aquellas que los requieran
- Los permisos
- Incapacidades
- Vacaciones
- Ascensos y promociones
- Encargos. entre otros.
Por tal motivo los documentos que conforman esta serie son considerados de carácter confidencial y de acceso restringido, razón por la que deben conservarse en espacios exclusivos destinados al almacenamiento de los mismos bajo condiciones medioambientales optimas que garanticen la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.
No obstante, deben ser consideradas prioritarias en los procesos de conservación por medios técnicos de preservación a largo plazo como la digitalización y/o microfilmación.
